8 Langkah Efisiensi Keuangan Perusahaan

8 langkah efisiensi keuangan perusahaan. Kebijakan program penghematan sering diambil oleh perusahaan yang sedang krisis terlilit masalah finansial. Resiko bisnis yang bisa terjadi pada semua jenis usaha kecil maupun besar. Tujuan dari pengendalian anggaran adalah sebagai langkah strategis untuk menyelamatkan perusahaan dari kebangkrutan. Cara efisiensi yang sering dilakukan diantaranya:
  1. Dengan cara menghemat / mengurangi biaya operasional perusahaan
  2. Dengan cara menurunkan / meminimalkan biaya produksi
  3. Memangkas biaya promosi, pengurangan karyawan (PHK) dan menekan berbagai beban biaya pengeluaran lain yang banyak menyedot anggaran keuangan perusahaan

Jangan menunggu kondisi usaha Anda kolaps untuk melakukan efisiensi biaya. Pengelolaan keuangan yang efektif dan efisien harus diterapkan untuk mengantisipasi kemungkinan terburuk. Sebelum terlambat, alangkah baiknya jika seorang pimpinan / CEO perusahaan sedini mungkin mengkampanyekan pada seluruh staff karyawan untuk berperan aktif dalam program penghematan biaya
cara mengurangi dan meminimalkan biaya produksi dan operasional
kebijakan pemotongan biaya operasional by bisnisjasa.id
Contohnya dengan cara mendorong kesadaran seluruh pegawai mulai dari level manajerial sampai karyawan tingkat paling bawah untuk:
  • Menggunakan listrik seperlunya agar tagihan listrik tidak membengkak
  • Tidak menggunakan telepon kantor untuk hal yang tidak penting
  • Hemat dalam penggunaan kertas dan tinta printer
  • Tidak mengajukan perjalanan dinas luar kota jika urusan masih bisa dihandle dari kantor untuk menghemat biaya transportasi dan akomodasi
  • Menghimbau karyawan bagian produksi untuk menggunakan bahan baku secara efektif agar biaya produksi tidak membengkak
  • Manajemen waktu - membuat sistem yang memudahkan koordinasi antar departemen agar tidak terjadi miskomunikasi sehingga waktu kerja lebih efektif dan lain sebagainya

Masalahnya, tidak semua bos menemukan cara tepat untuk memulai langkah efisiensi. Bagaimana cara memotivasi karyawan agarmemiliki kesadaran bahwa menghemat anggaran keuangan itu besar artinya bagi kelangsungan hidup perusahaan?

Inilah tips 8 langkah tahapan dalam rangka efisiensi biaya perusahaan menurut Auren Uris, ahli bidang manajemen dunia yang cukup berpengaruh di kalangan para manajer dan eksekutif
 

Langkah pertama: Memulai dengan ”konsultasi"

Berbicaralah dari hati ke hati dengan para kepala divisi atau pimpinan cabang dan mendengar ide gagasan mereka tentang pertanyaan: “Apa yang sebaiknya kita lakukan untuk mulai berhemat?”. Ini akan lebih bijak dibanding secara tiba-tiba kita membuat aturan: "potong 20% semua pengeluaran mulai dari sekarang!"

Falsafah “mari minum teh mari bicara” secara psikologis membuat orang merasa dihargai, merasa jadi bagian penting yang pendapanya layak di dengar atasan. Mungkin cara ini akan ditiru oleh para manajer untuk menyampaikan pada seluruh staff di departemen masing-masing. Akhirnya secara berantai semua karyawan akan tergugah tanpa paksaan untuk mengikuti anjuran efisiensi keuangan perusahaan

Langkah awal ini bisa menghemat waktu seorang CEO untuk bicara dari hati ke hati dengan ratusan atau ribuan bawahannya dalam sekali meeting saja. Hal mustahil dilakukan untuk perusahaan multinasional dengan puluhan divisi dan cabang yang tersebar di berbagai kota atau negara

Seorang eksekutif menjelaskan manfaat gagasan ini: "Hampir seperti laiknya sebuah upacara. Saya temui orang-orang penting saya dan kami mulai bercakap-cakap mengenai keharusan untuk memperketat garis biaya. Apa yang sering kali terjadi di sini ialah kelompok utama ini menyampaikan sebuah gagasan. suatu titik tolak, suatu pendekatan yang menempatkan pengendalian biaya dalam perspektif seharusnya."

Langkah kedua: Rapat dengan seluruh pekerja dalam satu divisi

Ini adalah langkah yang harus dilakukan oleh para kepala bagian setelah “berkonsultasi” dengan pucuk pimpinan pusat. Jika perusahaan yang dikelola masih skala menengah atau kecil dengan jumlah karyawan tidak terlalu banyak, direktur utama sebaiknya mengadakan rapat akbar dengan seluruh karyawan

Dalam keadaan tertentu, eksekutif mendapatkan bahwa pertemuan lengkap dengan seluruh pegawai merupakan titik permulaan yang efektif bagi program perbaikan biaya. Kita harus mendorong partisipasi dan keterlibatan para pegawai dengan cara manusiawi

Berikut contoh susunan agenda acara dalam meeting dengan seluruh pegawai dalam rangka kampanye efesiensi keuangan atau pengendalian biaya perusahaan 
  1. Introduksi. Beritahukan pada seluruh anggota divisi mengapa kita harus menekan biaya -> Contohnya: karena tingkat persaingan makin tinggi. Karena tingkat keuntungan dari harga jual makin turun. Serta penjelasan logis yang bisa diterima seluruh peserta rapat 
  2. Tanamkan semangat kekompakan team. Jelaskan pentingnya arti unit departemen kita bagi prestasi keseluruhan perusahaan. Semakin rendah biaya departemen kita, semakin baik jadinya catatan prestasi di mata perusahaan 
  3. Sentuh perasaan masing-masing pegawai secara pribadi. Beritahukan pentingnya arti kegiatan masing-masing pegawai bagi prestasi departemen. 
  4. Singgung soal benefid. Jelaskan apa arti meningkatnya tingkat keuntungan bagi perusahaan -> Misalnya dengan mengatakan, “Jika perusahaan untung, setidaknya kita masih tetap punya pekerjaan tanpa takut kena PHK. Kita bisa mengembangkan potensi diri. Peluang meningkatkan karier terbuka lebar. Dan mungkin gaji kita akan lebih tinggi... dan seterusnya. 
  5. Buka kesempatan karyawan menyampaikan gagasan. Tidak jauh beda dengan apa yang telah dilakukan oleh pimpinan pusat yaitu ajak konsultasi atau diskusi untuk mencari jalan keluar. Contohnya dengan menanyakan: “Apa yang dapat kita kerjaka. Apa gagasan anda untuk memulai perbaikan ini?”

Langkah ketiga: Memulai dengan "tinjauan prestasi"

Menganalisa atau meninjau pengeluaran dengan prestasi setiap divisi sebaiknya dilakukan secara berkala berdasar periode tertentu. Misalnya setiap bulan, triwulan, kwartal, semester, tahun dan dasawarsa. Meng-compare biaya yang dikeluarkan dengan prestasi yang dihasilkan akan mempermudah tugas CEO menentukan departemen mana yang perlu penyesuaian anggaran

Analisis atas catatan operasional merupakan titik tolak yang efektif. Catatan produksi, catatan pemeriksaan kembali, volume penjualan, keluhan pelanggan, catatan pelayanan, kerusakan hampir setiap aspek dari operasi departemen dapat membantu memainkan gambaran biaya.

Dari review / tinjauan kembali dan analisis atas prestasi yang lampau ini dapat diperoleh tekad yang baru dan sasaran yang baru. Misalnya ditemukan data bahwa biaya pemeliharaan terhadap peralatan terlalu besar sehingga mempengaruhi keuangan perusahaan secara keseluruhan. Maka kita harus memusatkan perhatian pada bidang ini

Langkah keempat: Memulai dengan ”sarana yang dramatis"

Ada banyak satu cara untuk mendramatisir suatu usaha penghematan biaya. Contohnya
  1. Gantungkan papan pencatat data statisti atau grafik prestasi dalam tiap departemen yang menunjukkan angka produksi, penjualan, biaya bahan dan pemeliharaan. Memperlihatkan grafik data akan menjelaskan dengan gamblang apa hasil yang telah diraih
  2. Tulis himbauan semacam slogan di kantor dengan desain yang menarik. Misalnya dengan menempelkan kata-kata: “Hemat energi hemat biaya” – “Hemat pangkal kaya” dan sebagainya. Ini adalah upaya untuk mengingatkan seluruh staff kantor pentingnya efisiensi biaya

Langkah kelima: Memulai dengan Operasi yang penting

Sebagian manajer lebih suka memilih unsur paling kritis dari operasional unit mereka, di mana perbaikan akan memberikan pengaruh yang paling luas. Kemudian mereka mengumpulkan ahli-ahli terbaik dari staf mereka untuk bekerja menangani bidang-bidang utama itu.

Langkah keenam: Memulai dari hal kecil

Sebagian karyawan mungkin tidak menyadari bahwa selama ini mereka punya kebiasaan yang menyebabkan pemborosan saat bekerja. Misalnya
  1. membiarkan semua lampu menyala sepanjang malam
  2. sering memakai telepon kantor untuk urusan diluar pekerjaan
  3. membawa pulang peralatan kantor untuk kepentingan pribadi
  4. ceroboh sehingga membuat peralatan kantor rusak
  5. lupa mematikan mesin ketika tidak digunakan
  6. mark up harga barang yang dibeli dengan uang perusahaan

Pendekatan semacam ini mungkin kedengarannya seperti tindakan penghematan yang sepele. Namun jika dibiarkan berlangsung dalam waktu lama, tentu akan jadi beban besar bagi kesehatan keuangan perusahaan. Keseluruhan penghematan kecil ini bisa meliputi sejumlah presentasi yang penting artinya dihitung dari keseluruhan biaya operasional

Langkah ketujuh: Memulai dari birokrasi yang bertebihan

Sering kali perusahaan terjerat oleh segala macam formulir dan formalitas berlebihan. Misalnya untuk menemui manajer produksi guna melaporkan ada komponen mesin yang harus diganti saja mekanik mesin harus mengajukan permohonan pada bendahara, mendapat surat pengantar dari sekretaris yang sudah ditandatangani supervisor. Akibatnya, belum sempat ketemu sudah keburu meledak itu mesin

Birokrasi berbelit semacam ini akan membuat saluran komunikasi menjadi tersumbat. Efeknya proses pekerjaan jadi molor karena banyak waktu terbuang untuk menyelesaikan urusan prosedural. Ingat, manajemen waktu itu penting dalam dunia bisnis

Cara efektif untuk memangkas hambatan prosedural adalah lebih menyederhanakan birokrasi. Toh sekarang teknologi canggih memungkinkan  menyelesaikan prosedur secara cepat, tepat dan akurat

Langkah kedelapan: Koordinasi antar departemen

Pemicu utama dari pemborosan daya dan hambatan lebih banyak disebaban karena kurangnya koordinasi antar-departemen. Satu departemen mungkin bekerja dengan baik untuk dirinya sendiri. Namun kegiatannya tidak melebur dan berkaitan dengan baik dengan departemen lain

Contoh: departemen A menghasilkan kerja dan menumpuknya di gudang untuk diambil oleh departemen B dan diproses. Namun "B" berdasarkan berbagai alasan, tidak segera mengangkat hasil kerja "A". Atau kadang dibiarkan tercampur sehingga perusahaan kehilangan waktu dan uang

Kasus seperti ini sering terjadi. Bahkan diera semua unit kerja terintegrasi dengan sistem otomatis berbasis internet. Penyebabnya bisa karena kesengajaan untuk menjatuhkan divisi lain atau karyawan kurang menguaai teknologi informasi. Dan itu harus segera diperbaiki sebagai langkah penghematan keuangan perusahaan


8 tips cara efisiensi keuangan perusahaan diatas bersifat umum. Berlaku untuk bidang bisnis produksi maupun jasa. Mungkin untuk jenis perusahaan tertentu ada sedikit perbedaan dalam penerapan program penghematan biaya operasional maupun produksi, sesuai situasi kondisi yang terjadi. Paling tidak trik meminimalkan biaya diatas memberi ide bagi para usahawan guna mengatasi masalah pemborosan dana dalam mengelola keuangan bisnis
Facebook Comments

0 komentar