5 Langkah Manajemen Waktu Bagi Pengusaha

Bagi pengusaha, eksekutif dan para manajer pada level top manajemen perusahaan, waktu sangat berharga. Type orang super sibuk seperti ini menganggap waktu adalah uang. Hemat waktu hemat biaya. Maklum, sebagai orang penting dalam perusahaan, banyak pekerjaan yang harus diurus dan dikerjakan. Maka, manajemen waktu sangat penting artinya demi kelancaran bisnis.

Cara menghemat waktu, mengatur jadwal dan memanfaatkan waktu secara efektif dan efesien bagi pengusaha besar tidaklah sulit. Cukup mengangkat sekretaris atau staff khusus, merekalah yang akan mengatur semuanya. Beres!

Tapi bagaimana cara pengusaha kecil, entrepreneur muda, pebisnis pemula yang belum cukup dana untuk menggaji seorang asisten pribadi? Tentu harus pintar-pintar dalam mengelola manajemen waktu mereka sendiri. Pandai menerapkan penelaahan waktu diri (self time study). 
langkah manajemen waktu dalam bisnis
source: windows-clip-art/time

Meski dewasa ini banyak software aplikasi canggih untuk mendukung kelancaran usaha, tetap saja butuh kemampuan berpikir guna menemukan metode paling tepat dalam mengoptimalkan waktu. Karena pengusaha sukses itu adalah yang menghargai tiap detik, menit dan jam yang berdetak. Dengan penerapan manajemen waktu yang tepat, tak ada alasan lagi menolak order dengan alasan, "maaf, kami tak ada banya waktu."

Inilah, tips 5 langkah tahapan menghemat waktu untuk pengusaha. Tips menyusun manajemen waktu ini kami kutip dari buku teori pedoman eksekutif karangan Auren Uris. Silahkan dipraktekkan dalam menjalankan usaha atau bisnis Anda.
 

1. Buatlah tinjauan menyeluruh mengenai tanggung jawab anda

Posisi sebagai pimpinan perusahaan mengharuskan anda untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu di kantor. Anda bertanggung jawab mengkoordinir semua divisi dalam perusahaan secara baik. Maka waktu rutin yang harus diutamakan adalah memastikan koordinasi antar departemen HRD, bagian keuangan, produksi, pemasaran dan semua lini berjalan secara optimal.

Dengan memperhatikan semua kewajiban serta kegiatan yang disarankannya, jelaskan gambaran pekerjaan anda. Pandanglah dalam perspektif yang membantu, dan gariskan kebutuhan waktu anda.

2. Tentukan prioritas

Sesuaikanlah pola jadwal kerja anda dengan kebutuhan organisasi perusahaan secara keseluruhan. Sudah jelas, semua unsur dalam pekerjaan anda semuanya penting artinya. Tetapi, kita hanya punya dua tangan dan sepasang kaki untuk mengerjakan semuanya dalam waktu bersamaan bukan?

Maka dalam rangka membuat jadwal kerja yang realistis, adalah penting untuk menetapkan skala prioritas. Mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu dan mana yang bisa ditunda. Buatlah susunan hirarki berbagai elemen ini sesuai dengan tingkat kepentingannya.

Rumusan ini dapat anda tuliskan di kertas, notepad atau cukup dalam bayangan anda saja. Dengan menentukan urutan prioritas sebagai berikut:
  1. Anda mengetahui berapa banyak waktu relatif yang dapat diberikan untuk suatu kegiatan.
  2. Anda dapat mengadakan perubahan jadwal kembali. Apabila suatu kegiatan dengan prioritas lebih tinggi perlu segera mendapat penanganan, dengan sendirinya pekerjaan berprioritas rendah yang berikutnya dapat dikesampingkan.

3. Jadwalkanlah pekerjaan rutin sehari-hari di tempat kerja.

Kebanyakan eksekutif mengikuti suatu jadwal harian dan mingguan. Biasanya, rutinitas pengusaha dari pagi saat masuk kantor adalah sebagaimana contoh berikut
  • Mengecek email, memeriksa surat-menyurat
  • Memeriksa tugas-tugas yang akan didelegasikan pada bawahan
  • Membaca laporan kemajuan
  • Mengadakan komunikasi dengan para manajer, kepala divisi maupun karyawan berdasarkan berbagai alasan operatif
  • Menerima tamu, mengadakan rapat atau pembicaraan bisnis dengan relasi, dan lain sebagainya

Membuat Jadual aktifitas harian, mingguan sesuai dengan kebutuhan, membantu kita menyelesaikan pekerjaan lebih cepat. Secara psikologis, kegiatan yang teratur akan terekam sebagai semacam “cache” yang membuat “loading” otak lebih cepat.

Dalam membuat jadwal anda ini harus diperhatikan dua hal, yaitu:
  1. Konsolidasikan semua tugas yang bersamaan. Misalnya, semua surat-menyurat harus dibuat sekalian dalam satu waktu. Semua acara telepon menelepon dilaksanakan berturut-turut dalam satu waktu, sejauh hal ini mungkin.
  2. Perhitungkan waktu luang untuk kejadian yang tak terduga. Sebagaimana diketahui oleh setiap pengusaha yang teiah berpengalaman, tugas mereka sering terganggu oleh keadaan darurat, interupsi, bahkan juga perubahan arah yang mendadak. Anda harus siap untuk menyulap tugas dalam jadwal anda sesuai dengan kebutuhan. Artinya, point kedua yaitu skala prioritas memegang peran penting dalam hal ini

4. Pendelegasian tugas pada bawahan.

Karena alasan keterbatasan waktu, tidak mungkin bagi Anda untuk menghandle semua perkerjaan sendiri. Pendelegasian tugas khusus dimana anda mempunyai tanggung jawab langsung merupakan faktor yang penting dalam menghemat waktu.

Namun tidak semua pekerjaan bisa Anda lepas begitu saja pada bawahan. Maka sebelum mendelegasikan atau mewakilkan pada karyawan, sebaiknya memperhatikan hal-hal ini:
  1. Pilih karyawan yang berkompeten, punya kemampuan menyelesaikan pekerjaan yang akan Anda berikan
  2. Jelaskan tugas yang harus dilakukan karyawan sedetail mungkin. Miskomunikasi atau gagal paham bisa berakibat fatal.
  3. Jangan memberikan wewenang tak terbatas pada pegawai kepercayaan sekalipun. Ini untuk menghindari hal-hal yang tak diinginkan. Banyak kasus hukum yang menyeret atasan karena penyalahgunaan wewenang. Contohnya adalah kasus penjualan asset negara yang menyeret nama Dahlan Iskan
  4. Jangan mendelegasikan pekerjaan yang bersifat rahasia yang hanya boleh diketahui oleh Anda sendiri

5. Adakan peninjauan secara periodik

Hanya ada sedikit pekerjaan pebisnis yang tetap sama terus selama bertahun-tahun. itulah sebabnya mengapa, setiap enam atau dua belas bulan sekali, ada baiknya menilai pekerjaan anda. Hal ini untuk melihat kemungkinan perubahan dalam tanggung jawab dan kegiatan. Kemungkinan dalam jangka panjang anda menemukan perubahan, atau kecenderungan ke arah perubahan. Anda dapat mengadakan penyesuaian yang diperlukan dalam jadwal kerja anda.
o00o

Langkah-langkah untuk menghemat waktu di atas bersifat umum. Bisa diterapkan pengusaha di berbagai bidang industri manufaktur, trading maupun jasa. Untuk jenis-jenis bisnis tertentu, pastinya ada tips pengelolaan manajemen waktu tambahan sesuai spesifikasi dan keunikan masing-masing.

Di era modern ini, kita juga bisa memanfaatkan kecanggihan teknologi informasi untuk mempersingkat dan menghemat waktu kerja. Banyak alat multimedia, aplikasi, software yang dengan mudah dapat didownload dan di instal di smartphone, komputer, atau laptop. Dengan bantuan program aplikasi, aktifitas bisnis akan cepat diselesaikan dan lebih hemat biaya. Contoh aplikasi bisnis mobile yang compatible dengan system android dan iOS (iPhone), elengkapnya silahkan baca di artikel sebelum ini: 10 aplikasi bisnis penting di android


Diharapkan panduan langkah-langkah manajemen menghemat waktu sederhana ini bermanfaat bagi berbagai kalangan. Baik itu pengusaha, manajer, eksekutif, sekretaris maupun masyarakat umum. Bagaimanapun, mengatur waktu sebaik mungkin itu akan membuat semua kegiatan lebih efektif dan efisien. Pergunakan waktu secara bijak demi kesuksesan bisnis karena time is money.
Facebook Comments

0 komentar