8 Langkah Efisiensi Keuangan Perusahaan
8 langkah efisiensi keuangan perusahaan. Kebijakan program
penghematan sering diambil oleh perusahaan yang sedang krisis terlilit masalah
finansial. Resiko bisnis yang bisa terjadi pada semua jenis usaha kecil maupun besar. Tujuan dari pengendalian anggaran adalah sebagai langkah strategis
untuk menyelamatkan perusahaan dari kebangkrutan. Cara efisiensi yang sering dilakukan diantaranya:
- Dengan cara menghemat / mengurangi biaya operasional perusahaan
- Dengan cara menurunkan / meminimalkan biaya produksi
- Memangkas biaya promosi, pengurangan karyawan (PHK) dan menekan berbagai beban biaya pengeluaran lain yang banyak menyedot anggaran keuangan perusahaan
Jangan menunggu kondisi usaha Anda kolaps untuk
melakukan efisiensi biaya. Pengelolaan keuangan yang efektif dan efisien harus
diterapkan untuk mengantisipasi kemungkinan terburuk. Sebelum terlambat,
alangkah baiknya jika seorang pimpinan / CEO perusahaan sedini mungkin
mengkampanyekan pada seluruh staff karyawan untuk berperan aktif dalam program penghematan
biaya
kebijakan pemotongan biaya operasional by bisnisjasa.id |
Contohnya dengan cara mendorong kesadaran seluruh
pegawai mulai dari level manajerial sampai karyawan tingkat paling bawah untuk:
- Menggunakan listrik seperlunya agar tagihan listrik tidak membengkak
- Tidak menggunakan telepon kantor untuk hal yang tidak penting
- Hemat dalam penggunaan kertas dan tinta printer
- Tidak mengajukan perjalanan dinas luar kota jika urusan masih bisa dihandle dari kantor untuk menghemat biaya transportasi dan akomodasi
- Menghimbau karyawan bagian produksi untuk menggunakan bahan baku secara efektif agar biaya produksi tidak membengkak
- Manajemen waktu - membuat sistem yang memudahkan koordinasi antar departemen agar tidak terjadi miskomunikasi sehingga waktu kerja lebih efektif dan lain sebagainya
Masalahnya, tidak semua bos menemukan cara tepat untuk
memulai langkah efisiensi. Bagaimana cara memotivasi karyawan agarmemiliki kesadaran
bahwa menghemat anggaran keuangan itu besar artinya bagi kelangsungan hidup
perusahaan?
Inilah tips 8 langkah tahapan dalam rangka efisiensi
biaya perusahaan menurut Auren Uris, ahli bidang manajemen dunia yang cukup
berpengaruh di kalangan para manajer dan eksekutif
Langkah pertama: Memulai dengan ”konsultasi"
Berbicaralah dari hati ke hati dengan para kepala
divisi atau pimpinan cabang dan mendengar ide gagasan mereka tentang pertanyaan:
“Apa yang sebaiknya kita lakukan untuk mulai berhemat?”. Ini akan lebih bijak
dibanding secara tiba-tiba kita membuat aturan: "potong 20% semua pengeluaran
mulai dari sekarang!"
Falsafah “mari minum teh mari bicara” secara psikologis
membuat orang merasa dihargai, merasa jadi bagian penting yang pendapanya layak
di dengar atasan. Mungkin cara ini akan ditiru oleh para manajer untuk
menyampaikan pada seluruh staff di departemen masing-masing. Akhirnya secara
berantai semua karyawan akan tergugah tanpa paksaan untuk mengikuti anjuran
efisiensi keuangan perusahaan
Langkah awal ini bisa menghemat waktu seorang CEO untuk
bicara dari hati ke hati dengan ratusan atau ribuan bawahannya dalam sekali
meeting saja. Hal mustahil dilakukan untuk perusahaan multinasional dengan
puluhan divisi dan cabang yang tersebar di berbagai kota atau negara
Seorang eksekutif menjelaskan manfaat gagasan ini:
"Hampir seperti laiknya sebuah upacara. Saya temui orang-orang penting saya
dan kami mulai bercakap-cakap mengenai keharusan untuk memperketat garis biaya.
Apa yang sering kali terjadi di sini ialah kelompok utama ini menyampaikan
sebuah gagasan. suatu titik tolak, suatu pendekatan yang menempatkan
pengendalian biaya dalam perspektif seharusnya."
Langkah kedua: Rapat dengan seluruh pekerja dalam satu divisi
Ini adalah langkah yang harus dilakukan oleh para
kepala bagian setelah “berkonsultasi” dengan pucuk pimpinan pusat. Jika perusahaan
yang dikelola masih skala menengah atau kecil dengan jumlah karyawan tidak
terlalu banyak, direktur utama sebaiknya mengadakan rapat akbar dengan seluruh
karyawan
Dalam keadaan tertentu, eksekutif mendapatkan bahwa
pertemuan lengkap dengan seluruh pegawai merupakan titik permulaan yang efektif
bagi program perbaikan biaya. Kita harus mendorong partisipasi dan keterlibatan
para pegawai dengan cara manusiawi
Berikut contoh susunan agenda acara dalam meeting
dengan seluruh pegawai dalam rangka kampanye efesiensi keuangan atau pengendalian
biaya perusahaan
- Introduksi. Beritahukan pada seluruh anggota divisi mengapa kita harus menekan biaya -> Contohnya: karena tingkat persaingan makin tinggi. Karena tingkat keuntungan dari harga jual makin turun. Serta penjelasan logis yang bisa diterima seluruh peserta rapat
- Tanamkan semangat kekompakan team. Jelaskan pentingnya arti unit departemen kita bagi prestasi keseluruhan perusahaan. Semakin rendah biaya departemen kita, semakin baik jadinya catatan prestasi di mata perusahaan
- Sentuh perasaan masing-masing pegawai secara pribadi. Beritahukan pentingnya arti kegiatan masing-masing pegawai bagi prestasi departemen.
- Singgung soal benefid. Jelaskan apa arti meningkatnya tingkat keuntungan bagi perusahaan -> Misalnya dengan mengatakan, “Jika perusahaan untung, setidaknya kita masih tetap punya pekerjaan tanpa takut kena PHK. Kita bisa mengembangkan potensi diri. Peluang meningkatkan karier terbuka lebar. Dan mungkin gaji kita akan lebih tinggi... dan seterusnya.
- Buka kesempatan karyawan menyampaikan gagasan. Tidak jauh beda dengan apa yang telah dilakukan oleh pimpinan pusat yaitu ajak konsultasi atau diskusi untuk mencari jalan keluar. Contohnya dengan menanyakan: “Apa yang dapat kita kerjaka. Apa gagasan anda untuk memulai perbaikan ini?”
Langkah ketiga: Memulai dengan "tinjauan prestasi"
Menganalisa atau meninjau pengeluaran dengan prestasi
setiap divisi sebaiknya dilakukan secara berkala berdasar periode tertentu. Misalnya
setiap bulan, triwulan, kwartal, semester, tahun dan dasawarsa. Meng-compare biaya yang dikeluarkan dengan
prestasi yang dihasilkan akan mempermudah tugas CEO menentukan departemen mana
yang perlu penyesuaian anggaran
Analisis atas catatan operasional merupakan titik tolak
yang efektif. Catatan produksi, catatan pemeriksaan kembali, volume penjualan,
keluhan pelanggan, catatan pelayanan, kerusakan hampir setiap aspek dari
operasi departemen dapat membantu memainkan gambaran biaya.
Dari review / tinjauan kembali dan analisis atas
prestasi yang lampau ini dapat diperoleh tekad yang baru dan sasaran yang baru.
Misalnya ditemukan data bahwa biaya pemeliharaan terhadap peralatan terlalu besar
sehingga mempengaruhi keuangan perusahaan secara keseluruhan. Maka kita harus
memusatkan perhatian pada bidang ini
Langkah keempat: Memulai dengan ”sarana yang dramatis"
Ada banyak satu cara untuk mendramatisir suatu usaha
penghematan biaya. Contohnya
- Gantungkan papan pencatat data statisti atau grafik prestasi dalam tiap departemen yang menunjukkan angka produksi, penjualan, biaya bahan dan pemeliharaan. Memperlihatkan grafik data akan menjelaskan dengan gamblang apa hasil yang telah diraih
- Tulis himbauan semacam slogan di kantor dengan desain yang menarik. Misalnya dengan menempelkan kata-kata: “Hemat energi hemat biaya” – “Hemat pangkal kaya” dan sebagainya. Ini adalah upaya untuk mengingatkan seluruh staff kantor pentingnya efisiensi biaya
Langkah kelima: Memulai dengan Operasi yang penting
Sebagian manajer lebih suka memilih unsur paling kritis
dari operasional unit mereka, di mana perbaikan akan memberikan pengaruh yang
paling luas. Kemudian mereka mengumpulkan ahli-ahli terbaik dari staf mereka
untuk bekerja menangani bidang-bidang utama itu.
Langkah keenam: Memulai dari hal kecil
Sebagian karyawan mungkin tidak menyadari bahwa selama
ini mereka punya kebiasaan yang menyebabkan pemborosan saat bekerja. Misalnya
- membiarkan semua lampu menyala sepanjang malam
- sering memakai telepon kantor untuk urusan diluar pekerjaan
- membawa pulang peralatan kantor untuk kepentingan pribadi
- ceroboh sehingga membuat peralatan kantor rusak
- lupa mematikan mesin ketika tidak digunakan
- mark up harga barang yang dibeli dengan uang perusahaan
Pendekatan semacam ini mungkin kedengarannya seperti
tindakan penghematan yang sepele. Namun jika dibiarkan berlangsung dalam waktu
lama, tentu akan jadi beban besar bagi kesehatan keuangan perusahaan. Keseluruhan
penghematan kecil ini bisa meliputi sejumlah presentasi yang penting artinya
dihitung dari keseluruhan biaya operasional
Langkah ketujuh: Memulai dari birokrasi yang bertebihan
Sering kali perusahaan terjerat oleh segala macam
formulir dan formalitas berlebihan. Misalnya untuk menemui manajer produksi guna
melaporkan ada komponen mesin yang harus diganti saja mekanik mesin harus mengajukan
permohonan pada bendahara, mendapat surat pengantar dari sekretaris yang sudah ditandatangani
supervisor. Akibatnya, belum sempat ketemu sudah keburu meledak itu mesin
Birokrasi berbelit semacam ini akan membuat saluran
komunikasi menjadi tersumbat. Efeknya proses pekerjaan jadi molor karena banyak
waktu terbuang untuk menyelesaikan urusan prosedural. Ingat, manajemen waktu itu penting dalam dunia bisnis
Cara efektif untuk memangkas hambatan prosedural adalah
lebih menyederhanakan birokrasi. Toh sekarang teknologi canggih memungkinkan menyelesaikan prosedur secara cepat, tepat dan
akurat
Langkah kedelapan: Koordinasi antar departemen
Pemicu utama dari pemborosan daya dan hambatan lebih
banyak disebaban karena kurangnya koordinasi antar-departemen. Satu departemen
mungkin bekerja dengan baik untuk dirinya sendiri. Namun kegiatannya tidak
melebur dan berkaitan dengan baik dengan departemen lain
Contoh: departemen A menghasilkan kerja dan menumpuknya
di gudang untuk diambil oleh departemen B dan diproses. Namun "B"
berdasarkan berbagai alasan, tidak segera mengangkat hasil kerja "A".
Atau kadang dibiarkan tercampur sehingga perusahaan kehilangan waktu dan uang
Kasus seperti ini sering terjadi. Bahkan diera semua
unit kerja terintegrasi dengan sistem otomatis berbasis internet. Penyebabnya
bisa karena kesengajaan untuk menjatuhkan divisi lain atau karyawan kurang menguaai
teknologi informasi. Dan itu harus segera diperbaiki sebagai langkah
penghematan keuangan perusahaan
8 tips cara efisiensi keuangan perusahaan diatas bersifat
umum. Berlaku untuk bidang bisnis produksi maupun jasa. Mungkin untuk jenis
perusahaan tertentu ada sedikit perbedaan dalam penerapan program penghematan
biaya operasional maupun produksi, sesuai situasi kondisi yang terjadi. Paling
tidak trik meminimalkan biaya diatas memberi ide bagi para usahawan guna
mengatasi masalah pemborosan dana dalam mengelola keuangan bisnis